Nỗi đau thầm lặng của những người làm HR

Chị Thu làm HR tại một công ty may mặc ở Bắc Giang với 120 công nhân. Mỗi tháng, từ ngày 25 đến hết tháng, chị "biến mất" khỏi mọi cuộc họp. Không phải chị đi đâu, mà chị đang ngồi "chìm" trong một đống file Excel.

File chấm công từ máy. File ca làm thêm giờ. File nghỉ phép. File phụ cấp. File khấu trừ. File tính lương tổng hợp. Và cuối cùng, file "bảng lương tháng X – final – sửa lần 3 – cuối cùng thật sự.xlsx".

Công việc này kéo dài 5-7 ngày mỗi tháng. Mỗi ngày làm đến 10-11 giờ đêm. Mắt mỏi, lưng đau, và tâm trạng căng thẳng vì sợ tính sai. Có tháng, sau khi gửi bảng lương cho kế toán, một công nhân phản ánh: "Chị ơi, sao lương em tháng này thiếu 500 nghìn ạ?" Chị Thu phải mở lại hết file, lục tìm xem sai ở đâu. Hóa ra là một dòng công thức Excel bị lỗi.

Chị kể với mình: "Em thấy công việc HR không phải để làm những thứ này. Em muốn tập trung vào tuyển dụng, đào tạo, xây dựng văn hóa công ty. Nhưng mỗi tháng, em mất gần nửa thời gian chỉ để ngồi tính công – tính lương."

Câu chuyện của chị Thu không phải hiếm. Theo khảo sát không chính thức của mình với khoảng 30 doanh nghiệp SME, phần lớn HR dành 40-60% thời gian cho công việc hành chính: chấm công, tính lương, làm báo cáo. Chỉ có 20-30% thời gian còn lại dành cho công việc chiến lược như tuyển dụng, phát triển nhân tài, hoặc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Và khi doanh nghiệp tăng trưởng – từ 50 người lên 100, rồi 150 – áp lực lên phòng HR tăng gấp bội. Nhiều công ty phải thuê thêm nhân sự HR chỉ để xử lý công việc hành chính. Chi phí tăng, hiệu quả không cao.

Vậy giải pháp là gì?

Webpress HRM – Giải pháp tự động hóa quản lý nhân sự cho doanh nghiệp Việt

Câu trả lời nằm ở một từ: Tự động hóa.

Không phải là tự động hóa phức tạp, đắt đỏ, cần cả một đội IT để vận hành. Mà là tự động hóa đơn giản, dễ dùng, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Webpress HRM được thiết kế với mục tiêu giúp phòng HR giải phóng khỏi những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian, dễ sai sót. Hệ thống tự động xử lý các khâu: chấm công, tính lương, xuất báo cáo – những công việc chiếm tới 70% thời gian của HR mỗi tháng.

Khi những công việc này được tự động hóa, HR có thể dành thời gian cho những việc quan trọng hơn: tìm kiếm nhân tài, xây dựng đội ngũ, phát triển văn hóa công ty.

Ba từ khóa định nghĩa Webpress HRM: Nhanh chóng – Chính xác – Minh bạch.

• Nhanh chóng: Triển khai trong 3-7 ngày. Sử dụng đơn giản, không cần training dài dòng.

• Chính xác: Hệ thống tự động tính toán theo công thức đã cài đặt, giảm sai sót con người.

• Minh bạch: Mọi dữ liệu đều có dấu vết, có lịch sử, dễ tra cứu và kiểm soát.

3 nhóm tính năng giúp HR tiết kiệm 70% thời gian

Giờ mình sẽ đi sâu vào ba nhóm tính năng chính – những tính năng trực tiếp giải quyết ba "nỗi đau" lớn nhất của HR.

1. Chấm công tự động – Kết thúc thời đại "ngồi gõ Excel từng dòng"

Trước đây, HR làm gì?

Cuối tháng, HR export file dữ liệu chấm công từ máy (thường là file .dat hoặc .txt). Mở file này bằng Excel, nhưng định dạng lộn xộn: có dòng bị lỗi font, có dòng thiếu giờ ra, có dòng ghi sai tên nhân viên.

HR phải ngồi dọn dẹp dữ liệu: xóa dòng thừa, sửa lỗi font, format lại cột ngày giờ. Sau đó, đối chiếu với sổ ca làm việc để tính số giờ làm thực tế. Nếu có nhân viên làm ca đêm, làm thêm giờ, hoặc đi làm muộn – phải tính riêng.

Công việc này mất 2-3 ngày mỗi tháng với công ty 100 nhân viên.

Giờ đây, với Webpress HRM:

Máy chấm công (vân tay hoặc Face ID) được kết nối trực tiếp với hệ thống. Mỗi khi nhân viên chấm công, dữ liệu được đồng bộ tự động lên Webpress HRM theo thời gian thực.

Hệ thống tự động:

• Ghi nhận giờ vào – giờ ra.

• Tính số giờ làm việc thực tế.

• Nhận diện đi muộn, về sớm (dựa trên lịch làm việc đã cài đặt).

• Tính giờ tăng ca (nếu có).

• Đối chiếu với lịch nghỉ phép đã duyệt.

HR chỉ cần vào hệ thống, xem lại dữ liệu chấm công tổng hợp, kiểm tra nếu có điểm bất thường (ví dụ: nhân viên quên chấm công), và xong.

Công việc này giờ chỉ mất 30 phút – 1 giờ.

Minh chứng thực tế:

Anh Hải, quản lý nhân sự tại một công ty logistics, kể với mình: "Trước đây, mỗi tháng anh mất 3 ngày chỉ để xử lý chấm công. Giờ anh chỉ cần 1 giờ để kiểm tra lại. Tiết kiệm được gần 90% thời gian."

2. Tính lương chính xác – Hệ thống tự động cộng trừ, không còn sai sót

Trước đây, HR làm gì?

Sau khi có dữ liệu chấm công, HR mở file tính lương. File này thường có hàng chục cột:

• Lương cơ bản

• Số ngày công thực tế

• Phụ cấp (xăng xe, điện thoại, ăn trưa, chuyên cần, độc hại...)

• Thưởng (KPI, doanh số, lễ Tết...)

• Khấu trừ (BHXH, thuế TNCN, đi muộn, nghỉ không phép...)

• Tổng lương thực nhận

Mỗi nhân viên có một công thức riêng. HR phải nhập số liệu từ file chấm công, nhập các khoản phụ cấp (có khi phải tra từ file khác), nhập các khoản khấu trừ, rồi để Excel tự tính.

Vấn đề là: công thức Excel dễ bị lỗi. Có khi kéo công thức xuống, một số ô bị sai tham chiếu. Có khi HR nhập sai một con số. Có khi quên cộng một khoản phụ cấp.

Kết quả? Lương sai. Nhân viên phản ánh. HR phải ngồi kiểm tra lại từ đầu.

Công việc tính lương thủ công mất 3-5 ngày mỗi tháng với công ty 100 nhân viên.

Giờ đây, với Webpress HRM:

Bạn chỉ cần cài đặt một lần thông tin lương cho mỗi nhân viên:

• Lương cơ bản

• Các khoản phụ cấp cố định (xăng xe, điện thoại...)

• Các khoản phụ cấp biến động (được nhập hàng tháng nếu có)

• Các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN...)

Hệ thống sẽ:

• Lấy dữ liệu chấm công tự động.

• Tính số ngày công thực tế.

• Áp dụng công thức tính lương đã cài đặt.

• Cộng các khoản phụ cấp.

• Trừ các khoản khấu trừ.

• Cho ra bảng lương hoàn chỉnh.

Tất cả chỉ trong vài giây.

Cuối tháng, HR chỉ cần:

1. Kiểm tra lại dữ liệu chấm công (đã làm ở bước trước).

2. Nhập các khoản phụ cấp biến động (nếu có) – ví dụ: thưởng KPI tháng này.

3. Bấm nút "Tính lương".

4. Xem bảng lương tổng hợp, kiểm tra nếu có điểm bất thường.

5. Xuất file Excel gửi cho kế toán.

Công việc này giờ chỉ mất 2-3 giờ thay vì 3-5 ngày.

Minh chứng thực tế:

Chị Hằng, kế toán tại một công ty sản xuất nhựa, chia sẻ: "Trước đây, em tính lương cho 85 nhân viên mất 4 ngày. Giờ em chỉ mất 2 giờ – và còn chính xác hơn nữa. Không còn nhân viên nào phàn nàn lương sai."

3. Báo cáo thông minh – Xuất báo cáo Excel chỉ với 1 click

Trước đây, HR làm gì?

Giám đốc bảo: "Cho tôi báo cáo tổng hợp chấm công tháng này."

HR phải:

• Mở file chấm công.

• Tổng hợp số ngày công từng nhân viên.

• Tính tổng giờ làm việc, giờ tăng ca.

• Tính số ngày nghỉ phép, nghỉ không phép.

• Tạo bảng tổng hợp theo phòng ban.

• Format lại bảng cho đẹp.

• Xuất file Excel gửi cho giám đốc.

Công việc này mất 2-3 giờ.

Nếu giám đốc yêu cầu thêm báo cáo khác – ví dụ: "Cho tôi báo cáo chi phí lương 6 tháng qua" – HR lại phải lục lại 6 file tính lương, tổng hợp lại, vẽ biểu đồ... mất thêm nửa ngày.

Giờ đây, với Webpress HRM:

Hệ thống có sẵn các template báo cáo:

• Báo cáo chấm công (theo tháng, theo phòng ban, theo cá nhân)

• Báo cáo lương (tổng chi phí lương, chi tiết từng nhân viên, phân tích theo khoản mục)

• Báo cáo nghỉ phép (ai nghỉ bao nhiêu ngày, còn lại bao nhiêu phép)

• Báo cáo nhân sự tổng hợp (số lượng nhân viên, tỷ lệ nam/nữ, độ tuổi trung bình, thâm niên...)

Bạn chỉ cần:

1. Chọn loại báo cáo.

2. Chọn khoảng thời gian (tháng này, quý này, 6 tháng qua...).

3. Bấm "Xuất báo cáo".

4. Hệ thống tự động tạo file Excel hoàn chỉnh, có đầy đủ dữ liệu và định dạng đẹp mắt.

Công việc này giờ chỉ mất 30 giây.

Minh chứng thực tế:

Anh Tuấn, giám đốc một công ty xuất khẩu thủy sản, nói: "Trước đây, mỗi lần tôi cần báo cáo, HR phải mất nửa ngày để làm. Giờ tôi yêu cầu báo cáo, 5 phút sau tôi đã có file Excel trong email. Hiệu quả tăng đáng kể."

Case study: Công ty sản xuất đồ gỗ – Từ 7 ngày xuống còn 2 giờ

Để bạn hình dung rõ hơn, mình kể cho bạn nghe về anh Minh – chủ một xưởng sản xuất đồ gỗ xuất khẩu ở Bình Dương với 95 thợ.

Trước khi dùng Webpress HRM:

Chị Lan, nhân viên văn phòng kiêm làm HR, mỗi tháng phải làm việc như sau:

• Ngày 25-27: Export dữ liệu từ máy chấm công, dọn dẹp file Excel, tính số giờ làm việc thực tế. Mất 2 ngày.

• Ngày 28-30: Tính lương cho 95 thợ (mỗi người có lương cơ bản khác nhau, có người làm thêm giờ, có người nghỉ phép). Mất 3 ngày.

• Ngày 1-2 tháng sau: Xử lý khiếu nại từ thợ (lương sai, thiếu tiền tăng ca...). Mất 1-2 ngày.

• Tổng cộng: 7 ngày.

Trong 7 ngày này, chị Lan không làm được việc gì khác. Công việc khác của công ty phải tạm dừng.

Sau khi dùng Webpress HRM:

• Ngày 28: Chị Lan vào hệ thống, kiểm tra lại dữ liệu chấm công (đã được đồng bộ tự động). Mất 30 phút.

• Ngày 29: Nhập các khoản phụ cấp biến động (nếu có), bấm nút "Tính lương", kiểm tra bảng lương tổng hợp. Mất 1.5 giờ.

• Ngày 30: Xuất file Excel gửi kế toán. Mất 10 phút.

• Tổng cộng: 2 giờ 10 phút.

Không còn khiếu nại về lương sai, vì hệ thống tính chính xác, và thợ có thể tự tra cứu bảng lương của mình trên hệ thống.

Anh Minh nói: "Tôi không ngờ chuyển đổi số lại đơn giản đến vậy. Chị Lan giờ có thời gian làm những việc khác, không còn phải ngồi tính lương cả tuần nữa."

Lợi ích cho doanh nghiệp & nhân viên

Khi triển khai Webpress HRM, không chỉ HR được lợi. Cả doanh nghiệp và nhân viên đều hưởng lợi.

Lợi ích cho HR:

• Giảm 70% khối lượng công việc hành chính (chấm công, tính lương, báo cáo).

• Tăng thời gian cho công việc chiến lược: tuyển dụng, đào tạo, xây dựng văn hóa.

• Giảm căng thẳng: không còn lo lắng về sai sót hoặc khiếu nại.

• Nâng cao giá trị công việc: từ "người làm hành chính" thành "đối tác chiến lược của ban lãnh đạo".

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: không cần thuê thêm nhân sự HR chỉ để xử lý công việc hành chính.

• Tăng hiệu quả vận hành: dữ liệu minh bạch, dễ ra quyết định.

• Cải thiện hình ảnh: công ty chuyên nghiệp, hiện đại, thu hút nhân tài.

• Sẵn sàng tăng trưởng: khi công ty lớn lên, hệ thống vẫn hoạt động tốt mà không cần tăng nhân sự HR.

Lợi ích cho nhân viên:

• Minh bạch thông tin: biết rõ lương mình được tính như thế nào, còn bao nhiêu ngày phép.

• Tăng niềm tin: không còn nghi ngờ về việc công ty "tính lương thiếu".

• Tiện lợi: tra cứu thông tin bất cứ lúc nào, không cần hỏi HR.

• Cảm thấy được tôn trọng: công ty đầu tư vào công nghệ để phục vụ nhân viên tốt hơn.

So sánh: HR thủ công vs HR dùng Webpress HRM

Hình ảnh trước và sau rất khác biệt:

Trước: HR ngồi trước núi giấy tờ, mắt đỏ hoe vì thức khuya tính lương, lo lắng vì sợ sai sót.

Sau: HR ngồi trước màn hình laptop, bấm vài nút, hệ thống tự động xử lý, có thời gian uống cà phê và suy nghĩ về chiến lược phát triển nhân sự cho quý tới.

Kết luận – Đã đến lúc HR thoát khỏi "bẫy Excel"

Nếu bạn là một HR đang cảm thấy mệt mỏi vì công việc hành chính tràn ngập, nếu bạn là một giám đốc muốn phòng HR tập trung vào phát triển con người thay vì chỉ ngồi tính lương – thì đây là lúc bạn nên nghĩ về tự động hóa.

Webpress HRM không phải là một phần mềm phức tạp, đắt đỏ, xa xỉ. Nó là một công cụ thiết thực, giúp bạn giải quyết những vấn đề cụ thể đang gặp phải hàng ngày.

Ba lợi ích cốt lõi:

✅ Tiết kiệm 70% thời gian cho công việc chấm công – tính lương – báo cáo.
✅ Tăng tính minh bạch và chính xác – giảm sai sót, giảm khiếu nại.
✅ Dễ dùng, triển khai nhanh – không cần đội ngũ IT, không cần training lâu dài.

Quan trọng hơn, Webpress HRM giúp HR trở lại với bản chất công việc: phát triển con người, không phải "đánh vật với Excel".

👉 Đăng ký dùng thử Webpress HRM ngay hôm nay – Miễn phí 30 ngày

Bạn muốn trải nghiệm sự khác biệt? Webpress HRM đang có chương trình dùng thử miễn phí 30 ngày – đầy đủ tính năng, không cần thẻ tín dụng, không ràng buộc.

Hoặc liên hệ để được tư vấn và demo trực tiếp:

📞 Hotline: 0962.07.62.62

📧 Email: [email protected]

Đội ngũ Webpress HRM cam kết hỗ trợ bạn trong suốt quá trình triển khai – từ cài đặt, nhập dữ liệu, đến training và xử lý các vấn đề phát sinh.

Hãy để Webpress HRM giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả, và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Chia sẻ bài viết:

Tác giả

WEBPRESS

Biên tập viên

Hơn 7 năm biên tập nội dung về bán hàng và chuyển đổi số, tôi phân tích chuyên sâu và truyền tải thông tin phức tạp thành nội dung dễ hiểu, giúp nhà bán hàng tối ưu quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Quy trình biên tập nội dung tại Webpress

Tags: tin webpress có thể bạn quan tâm