Khi Excel không còn đủ - Câu chuyện của nhiều doanh nghiệp Việt

Tuần trước, mình ghé thăm anh Tuấn - chủ một xưởng may gia công ở Bắc Ninh với khoảng 80 công nhân. Anh kể, mỗi lần cuối tháng đến, chị kế toán ở công ty anh lại "biến mất" khỏi mọi cuộc họp. Lý do? Chị đang ngồi đối mặt với 5 file Excel khổng lồ: một file chấm công từ máy, một file tính ca làm thêm, một file ghi nhận nghỉ phép, một file phụ cấp, và một file tổng hợp lương. Công việc này kéo dài 2-3 ngày liền, không kể việc nhân viên liên tục nhắn tin hỏi "chị ơi, sao lương em tháng này có vẻ thiếu?".

Anh Tuấn cười khổ: "Mình biết đây là vấn đề, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu."

Câu chuyện của anh không phải hiếm. Qua những lần trao đổi với nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, mình nhận ra một điều: phần lớn các công ty Việt Nam có dưới 200 nhân viên vẫn đang quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công. Excel vẫn là "công cụ số 1". Máy chấm công thì có, nhưng dữ liệu vẫn phải export ra, rồi copy-paste vào file tính lương. Nhân viên xin nghỉ phép qua Zalo, qua email, hoặc viết giấy tay. Thông tin lương được gửi qua tin nhắn riêng hoặc in ra phát tay.

Mọi thứ... rời rạc. Thiếu hệ thống. Và dễ sai sót khủng khiếp.

Rồi một ngày, khi công ty lớn lên - từ 20 người lên 50, rồi 80, rồi 100 - cách làm này không còn "chịu nổi" nữa. Doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý nhân sự thực sự. Một hệ thống đủ chuyên nghiệp để xử lý công việc, nhưng không quá phức tạp đến mức HR phải mất cả tháng để học cách dùng.

Và đó là lúc Webpress HRM xuất hiện.

Webpress HRM là gì? Tại sao lại dành cho doanh nghiệp SME?

Nói một cách đơn giản nhất, Webpress HRM là một phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Nó không cố gắng trở thành "tất cả mọi thứ cho tất cả mọi người", mà tập trung vào việc giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất mà HR của các công ty SME đang gặp phải hàng ngày:

• Chấm công lộn xộn, khó đối soát.

• Tính lương thủ công, mất nhiều thời gian.

• Quản lý nghỉ phép bằng giấy tờ hoặc tin nhắn.

• Không có báo cáo tổng hợp, khó ra quyết định.

• Nhân viên không biết cách tra cứu thông tin lương, phép của mình.

Nghe có vẻ quen thuộc phải không?

Điểm khác biệt của Webpress HRM so với các phần mềm HRM khác

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự. Có những cái rất "xịn", có AI, có dashboard đẹp như tranh vẽ. Nhưng cũng có những cái... quá phức tạp, đắt đỏ, và không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Webpress HRM khác ở chỗ:

1. Tốc độ triển khai cực nhanh

Một trong những rào cản lớn nhất khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi số là... sợ mất thời gian. Mình từng nghe một giám đốc nói: "Anh biết phần mềm tốt, nhưng anh sợ triển khai mất 3 tháng, nhân viên không quen, rồi lại quay về dùng Excel."

Với Webpress HRM, thời gian triển khai trung bình chỉ từ 3-7 ngày. Không cần đội ngũ IT hùng hậu. Không cần training phức tạp. Bạn nhập thông tin nhân viên, cài đặt các khoản lương, kết nối máy chấm công - và hệ thống đã sẵn sàng hoạt động.

Mình từng thấy một công ty logistics triển khai Webpress HRM trong vòng 5 ngày - kể cả việc nhập dữ liệu 120 nhân viên và huấn luyện bộ phận HR sử dụng. Tuần sau, họ đã chạy được bảng lương đầu tiên từ hệ thống.

2. Giao diện thân thiện - dễ dùng ngay từ lần đầu

Bạn biết cảm giác gì tệ nhất khi dùng một phần mềm mới không? Đó là mở lên, nhìn màn hình đầy các nút bấm, menu phụ, tùy chọn lạ lẫm... rồi không biết bắt đầu từ đâu.

Webpress HRM được thiết kế với triết lý "đơn giản hóa". Giao diện sạch sẽ, các chức năng được sắp xếp theo logic công việc hàng ngày của HR. Bạn không cần đọc sách hướng dẫn dày 50 trang. Chỉ cần vào hệ thống, nhìn qua một lượt, là bạn đã hiểu cần làm gì.

Một chị HR từng nói với mình: "Em mở phần mềm lên, 10 phút sau em đã biết cách chấm công cho nhân viên mới. Không cần ai chỉ."

Đó chính là điều mà Webpress HRM hướng đến.

3. Linh hoạt theo nhu cầu từng doanh nghiệp

Không có hai doanh nghiệp nào hoàn toàn giống nhau. Công ty A tính lương theo ngày công. Công ty B tính theo giờ. Công ty C có 5 loại phụ cấp khác nhau. Công ty D có ca làm việc xoay vòng phức tạp.

Webpress HRM cho phép bạn tùy chỉnh công thức tính lương, cài đặt ca làm việc, thêm các khoản phụ cấp hoặc khấu trừ riêng theo đúng cách vận hành của công ty mình. Bạn không bị ép phải "làm theo cách của phần mềm". Phần mềm sẽ điều chỉnh để phù hợp với cách làm của bạn.

Các tính năng nổi bật - Giải quyết đúng vấn đề của HR

Giờ mình sẽ đi sâu vào từng tính năng chính của Webpress HRM. Nhưng thay vì chỉ liệt kê "tính năng A, tính năng B", mình sẽ kể theo cách: vấn đề thực tế → giải pháp → lợi ích cụ thể.

1. Quản lý chấm công - Tích hợp máy chấm công & Face ID

Vấn đề:

Anh Minh làm quản lý tại một công ty sản xuất đồ gỗ xuất khẩu. Mỗi ngày, 60 công nhân chấm công qua máy vân tay. Cuối tháng, anh phải export file dữ liệu từ máy chấm công, mở bằng Excel, rồi đối chiếu với sổ ca làm việc để tính công chính xác. Có tháng, file dữ liệu bị lỗi font, hoặc định dạng ngày giờ sai, anh phải ngồi sửa tay từng dòng.

Hỏi anh mất bao lâu? "Nửa ngày, nếu may mắn."

Giải pháp:

Webpress HRM kết nối trực tiếp với máy chấm công (hỗ trợ cả máy vân tay và Face ID). Dữ liệu chấm công được đồng bộ tự động lên hệ thống theo thời gian thực. Không cần export file. Không cần copy-paste. Không cần sửa lỗi font.

Hệ thống tự động ghi nhận:

• Giờ vào - giờ ra

• Số giờ làm việc thực tế

• Đi muộn, về sớm

• Tăng ca (nếu có)

Lợi ích:

• Tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi tháng.

• Dữ liệu chấm công chính xác 100%, không còn lỗi thủ công.

• HR có thể tra cứu chấm công của bất kỳ nhân viên nào bất cứ lúc nào - chỉ trong vài giây.

Anh Minh sau khi dùng Webpress HRM nói với mình: "Giờ cuối tháng anh chỉ cần vào hệ thống, xem lại một lượt dữ liệu chấm công, và xong. Không còn phải ngồi sửa Excel nữa."

2. Quản lý lương - Công thức tính lương tự động, chính xác

Vấn đề:

Chị Lan là kế toán của một công ty thương mại. Công ty có 45 nhân viên, mỗi người có mức lương cơ bản khác nhau, phụ cấp khác nhau (xăng xe, điện thoại, ăn trưa, chuyên cần...), và có người bị khấu trừ vì đi muộn hoặc nghỉ không phép.

Mỗi tháng, chị phải mở file Excel "Bảng tính lương", nhập số ngày công từ file chấm công, nhập các khoản phụ cấp từ file khác, tính tay từng người, rồi kiểm tra lại 2-3 lần xem có sai sót gì không.

Có tháng, nhân viên phản ánh lương sai. Chị phải mở lại file, tìm xem mình tính sai ở đâu. Đôi khi là do công thức Excel bị lỗi. Đôi khi là do chị nhập sai số liệu. Công việc này khiến chị căng thẳng mỗi cuối tháng.

Giải pháp:

Webpress HRM cho phép bạn cài đặt công thức tính lương cụ thể cho từng nhân viên. Bạn nhập một lần:

• Lương cơ bản

• Các khoản phụ cấp (cố định hoặc thay đổi hàng tháng)

• Các khoản khấu trừ (BHXH, thuế, đi muộn, nghỉ không phép...)

Hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu chấm công, tính số ngày công thực tế, áp dụng công thức, và cho ra bảng lương chính xác.

Cuối tháng, bạn chỉ cần:

1. Kiểm tra lại dữ liệu chấm công (nếu cần).

2. Bấm nút "Tính lương".

3. Hệ thống xuất bảng lương hoàn chỉnh trong vài giây.

Lợi ích:

• Không còn tính lương thủ công - tiết kiệm 70-80% thời gian.

• Giảm thiểu sai sót do nhập liệu hoặc công thức Excel lỗi.

• Minh bạch: mọi khoản lương, phụ cấp, khấu trừ đều có căn cứ rõ ràng trong hệ thống.

Chị Lan sau khi chuyển sang dùng Webpress HRM nói: "Trước đây em tính lương mất 2 ngày. Giờ chỉ mất 3 tiếng - và còn chính xác hơn nhiều."

3. Quản lý nghỉ phép & lịch làm việc - Hết cảnh "quên duyệt đơn"

Vấn đề:

Anh Hùng là giám đốc một công ty tư vấn marketing. Nhân viên trong công ty thường xin nghỉ phép qua Zalo, hoặc gửi email. Anh duyệt bằng cách nhắn lại "OK" hoặc "Được".

Vấn đề là: có khi anh quên. Có khi nhân viên gửi đơn nhưng anh đang họp, không thấy tin nhắn. Có khi anh duyệt rồi... nhưng quên mất mình đã duyệt cho ai. Đến cuối tháng, HR hỏi "Em A nghỉ ngày 15 có được duyệt không ạ?", anh phải lục lại tin nhắn để xem.

Thêm nữa, công ty không có hệ thống theo dõi số ngày phép còn lại của từng nhân viên. Có người nghỉ quá số ngày được phép, nhưng không ai biết.

Giải pháp:

Webpress HRM có module quản lý nghỉ phép trực tuyến:

• Nhân viên gửi đơn xin nghỉ ngay trên hệ thống (hoặc qua app di động).

• Người quản lý nhận thông báo, duyệt hoặc từ chối ngay trên hệ thống.

• Tất cả lịch sử duyệt đều được lưu lại - không còn chuyện "quên mất mình đã duyệt chưa".

Hệ thống cũng tự động tính số ngày phép còn lại của từng nhân viên. Khi nhân viên gửi đơn xin nghỉ, hệ thống sẽ hiển thị: "Bạn còn 5 ngày phép năm." Nếu nhân viên nghỉ quá số ngày được phép, hệ thống sẽ cảnh báo.

Về lịch làm việc, bạn có thể tạo các ca làm việc (ca sáng, ca chiều, ca đêm, ca hành chính...), gán cho từng nhân viên hoặc phòng ban. Hệ thống sẽ tự động tính công theo đúng ca làm việc đã cài đặt.

Lợi ích:

• Quản lý nghỉ phép chặt chẽ, minh bạch.

• Không còn tình trạng quên duyệt đơn hoặc mất dấu vết.

• Nhân viên chủ động hơn - biết mình còn bao nhiêu ngày phép, không cần phải hỏi HR.

• Hệ thống cảnh báo khi nhân viên nghỉ quá số ngày cho phép.

4. Báo cáo nhân sự - Xuất Excel nhanh chóng, chuyên nghiệp

Vấn đề:

Giám đốc bảo: "Xuất cho tôi báo cáo chấm công tháng này."

HR mở 10 file Excel, copy-paste dữ liệu, tổng hợp, format lại bảng... mất nửa ngày.

Hoặc có khi giám đốc muốn xem "tổng chi phí lương 3 tháng qua", HR phải lục lại hết file tính lương 3 tháng, tổng hợp lại, rồi mới có con số.

Giải pháp:

Webpress HRM có sẵn các template báo cáo:

• Báo cáo chấm công (theo tháng, theo phòng ban, theo cá nhân)

• Báo cáo lương (tổng chi phí lương, lương từng nhân viên, phân tích theo khoản mục)

• Báo cáo nghỉ phép (ai nghỉ bao nhiêu ngày, còn lại bao nhiêu phép)

• Báo cáo nhân sự tổng hợp (tổng số nhân viên, phân bố theo phòng ban, độ tuổi, thâm niên...)

Bạn chỉ cần:

1. Chọn loại báo cáo.

2. Chọn khoảng thời gian (tháng này, tháng trước, quý này...).

3. Bấm "Xuất báo cáo".

4. Hệ thống tự động tạo file Excel hoàn chỉnh, có đầy đủ dữ liệu và định dạng sẵn.

Lợi ích:

• Xuất báo cáo chỉ mất vài giây thay vì vài giờ.

• Báo cáo chuẩn, nhất quán, chuyên nghiệp.

• Dễ dàng phân tích dữ liệu nhân sự để ra quyết định.

Mình từng thấy một công ty xuất khẩu thủy sản dùng tính năng này để xuất báo cáo chi phí lương hàng tháng cho kế toán trưởng. Trước đây họ mất nửa ngày, giờ chỉ mất 2 phút.

5. Cổng thông tin nhân viên - Tra cứu lương, xin nghỉ online

Vấn đề:

Cuối tháng, điện thoại của HR reo liên tục:

• "Chị ơi, cho em xem bảng lương tháng này với ạ."

• "Anh ơi, em còn mấy ngày phép năm ạ?"

• "Em muốn xin nghỉ ngày mai, gửi đơn cho ai ạ?"

HR phải trả lời từng người một. Gửi bảng lương qua email hoặc tin nhắn riêng. Kiểm tra số ngày phép từ file Excel rồi trả lời lại. Mỗi ngày mất vài giờ chỉ để xử lý những câu hỏi này.

Giải pháp:

Webpress HRM có cổng thông tin nhân viên (Employee Self-Service Portal).

Mỗi nhân viên có một tài khoản đăng nhập riêng. Vào đó, họ có thể:

• Tra cứu bảng lương của mình (theo từng tháng, chi tiết từng khoản).

• Xem lịch sử chấm công (giờ vào - ra, số giờ làm việc, đi muộn...).

• Xem số ngày phép còn lại (phép năm, phép bù, phép riêng...).

• Gửi đơn xin nghỉ phép trực tiếp trên hệ thống.

• Xem thông báo từ công ty (thông báo chung, thông báo cá nhân).

Lợi ích:

• Nhân viên chủ động tra cứu thông tin - không cần phải hỏi HR.

• HR giảm thiểu thời gian trả lời câu hỏi lặp đi lặp lại.

• Tăng tính minh bạch: nhân viên thấy rõ lương mình được tính như thế nào, có bao nhiêu ngày phép.

• Cải thiện trải nghiệm nhân viên - họ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng.

Một chị HR từng chia sẻ với mình: "Trước khi có cổng thông tin nhân viên, em phải trả lời ít nhất 20 tin nhắn mỗi cuối tháng. Giờ không còn ai hỏi nữa, vì họ tự tra cứu được."

Lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp

Sau khi đi qua từng tính năng, giờ hãy nhìn vào bức tranh tổng thể. Khi doanh nghiệp triển khai Webpress HRM, họ nhận được những lợi ích gì?

1. Chi phí hợp lý - Rẻ hơn 30% so với thị trường

Webpress HRM cam kết mức giá rẻ hơn 30% so với mặt bằng chung của thị trường, mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng cốt lõi.

Tính toán đơn giản:

• Chi phí thuê thêm 1 HR: 8-12 triệu/tháng.

• Chi phí Webpress HRM: chỉ bằng một phần nhỏ, mà hiệu quả cao gấp nhiều lần.

2. Tiết kiệm thời gian & nhân sự HR

Theo khảo sát của mình với một số doanh nghiệp đã dùng Webpress HRM, trung bình họ tiết kiệm được 50-70% thời gian cho công việc hành chính nhân sự (chấm công, tính lương, quản lý phép).

Một công ty 80 nhân viên trước đây cần 1 HR làm full-time cho việc chấm công, tính lương, quản lý phép. Sau khi dùng Webpress HRM, HR này chỉ cần dành 30-40% thời gian cho công việc đó, phần còn lại có thể tập trung vào tuyển dụng, đào tạo, hoặc xây dựng văn hóa công ty.

3. Tăng tính minh bạch, giảm sai sót

Khi mọi thứ được quản lý trên hệ thống, tính minh bạch tự động tăng lên. Mỗi khoản lương, mỗi ngày công, mỗi đơn nghỉ phép đều có dấu vết rõ ràng. Không còn chuyện "không biết tính lương từ đâu", hay "quên mất đã duyệt đơn chưa".

Sai sót giảm đi đáng kể vì hệ thống tự động tính toán theo công thức đã cài đặt - không còn lỗi do con người nhập tay.

4. Nâng cao trải nghiệm nhân viên

Nhân viên cảm thấy được tôn trọng hơn khi họ có thể tự tra cứu thông tin của mình. Họ không cần phải "xin phép" HR mới được biết lương mình là bao nhiêu, hay còn bao nhiêu ngày phép.

Điều này tạo cảm giác công ty minh bạch, chuyên nghiệp, và tin tưởng nhân viên.

5. Doanh nghiệp chuyên nghiệp, sẵn sàng chuyển đổi số

Khi doanh nghiệp bắt đầu số hóa quản lý nhân sự, đó là bước đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp không chỉ hiệu quả hơn về mặt vận hành, mà còn thể hiện hình ảnh một công ty hiện đại, đáng tin cậy - điều này rất quan trọng khi tuyển dụng nhân tài hoặc hợp tác với đối tác lớn.

So sánh: Excel vs Webpress HRM

Để bạn dễ hình dung, mình làm một bảng so sánh nhanh giữa cách quản lý thủ công bằng Excel và việc sử dụng Webpress HRM:

Rõ ràng, Excel phù hợp với công ty rất nhỏ (dưới 10 người). Nhưng khi công ty lớn lên, cách làm thủ công không còn bền vững. Webpress HRM giúp doanh nghiệp chuyển đổi mượt mà, tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.

Webpress HRM có gì khác biệt so với các phần mềm HRM khác trên thị trường?

Câu hỏi này mình hay được hỏi: "Thị trường có nhiều phần mềm HRM rồi, sao phải chọn Webpress HRM?"

Câu trả lời của mình là:

1. Webpress HRM tập trung vào sự đơn giản và hiệu quả

Nhiều phần mềm HRM trên thị trường cố gắng làm quá nhiều thứ: quản lý tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, phân tích dữ liệu phức tạp... Nghe thì hay, nhưng thực tế là nhiều doanh nghiệp SME không cần tất cả những tính năng đó - ít nhất là không phải lúc này.

Webpress HRM tập trung vào những vấn đề cốt lõi nhất: chấm công, tính lương, quản lý phép, báo cáo. Làm tốt những điều cơ bản này trước, rồi hãy nghĩ đến những thứ phức tạp hơn.

2. Chi phí hợp lý cho doanh nghiệp SME

Một số phần mềm HRM quốc tế có tính năng rất tốt, nhưng chi phí lại quá cao đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. Webpress HRM được thiết kế với mức giá phù hợp với túi tiền của SME - bạn không phải trả tiền cho những tính năng mà mình không dùng đến.

3. Hỗ trợ tận tình, hiểu rõ thị trường Việt Nam

Webpress HRM được phát triển bởi đội ngũ người Việt, hiểu rõ cách vận hành của doanh nghiệp Việt, luật lao động Việt Nam, và văn hóa làm việc tại Việt Nam. Khi bạn cần hỗ trợ, bạn không phải gọi đến một tổng đài quốc tế, mà là một đội ngũ support nói tiếng Việt, sẵn sàng giải đáp nhanh chóng.

4. Triển khai nhanh - thấy kết quả ngay

Không phải chờ 3 tháng mới thấy hệ thống chạy. Webpress HRM có thể triển khai trong vòng 1 tuần, và bạn sẽ thấy kết quả ngay từ tháng đầu tiên.

Lời kết - Đã đến lúc doanh nghiệp bạn nên thay đổi

Nếu bạn đọc đến đây, có lẽ bạn cũng đang đối mặt với những vấn đề mà mình đã kể ở trên: quản lý nhân sự bằng Excel, tốn thời gian, dễ sai sót, thiếu minh bạch.

Mình không dám khẳng định Webpress HRM là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Nhưng mình tin rằng, nếu bạn là một doanh nghiệp SME đang tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự đơn giản, hiệu quả, dễ triển khai, và chi phí hợp lý - thì Webpress HRM chính là lựa chọn đáng cân nhắc.

Quan trọng hơn, đừng để sự ngần ngại hay lo lắng cản trở bạn thay đổi. Chuyển đổi số không phải là một bước nhảy vọt đáng sợ - nó là một quá trình từng bước, và bước đầu tiên luôn là quan trọng nhất.

Hôm nào đó, khi bạn ngồi uống cà phê với một người bạn làm HR, và họ kể về những khó khăn trong công việc, có lẽ bạn sẽ mở laptop ra, chỉ cho họ xem Webpress HRM, và nói: "Thử cái này xem, mình dùng thấy khá ổn."

Và có thể, đó sẽ là lúc một công ty nữa bắt đầu hành trình chuyển đổi số của mình.

👉 Bạn muốn trải nghiệm Webpress HRM?

Webpress HRM đang có chương trình dùng thử miễn phí 30 ngày - không cần thẻ tín dụng, không ràng buộc hợp đồng. Bạn có thể đăng ký, thử nghiệm đầy đủ các tính năng, và tự mình đánh giá xem phần mềm có phù hợp với công ty mình hay không.

Đăng ký ngay hôm nay: 0962.07.62.62

Hoặc nếu bạn muốn được tư vấn chi tiết, demo trực tiếp, hãy liên hệ:

📞 Hotline: 0962.07.62.62

📧 Email: [email protected]

Đội ngũ Webpress HRM sẽ liên hệ với bạn trong vòng 24 giờ để hỗ trợ tư vấn và triển khai.

Chia sẻ bài viết:

Tác giả

WEBPRESS

Biên tập viên

Hơn 7 năm biên tập nội dung về bán hàng và chuyển đổi số, tôi phân tích chuyên sâu và truyền tải thông tin phức tạp thành nội dung dễ hiểu, giúp nhà bán hàng tối ưu quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Quy trình biên tập nội dung tại Webpress

Tags: tin webpress có thể bạn quan tâm