Top 10 Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Email Server Riêng Và Cách Khắc Phục

Việc sử dụng Email Server riêng mang lại sự chuyên nghiệp và tối ưu trong hoạt động kinh doanh, nhưng không tránh khỏi những sự cố phổ biến dưới đây. Hãy cùng điểm qua 10 lỗi thường gặp và giải pháp khắc phục hiệu quả!

1. Không Gửi Được Email

Nguyên nhân: SMTP bị lỗi hoặc cài đặt sai.
Cách khắc phục: Kiểm tra thông tin SMTP (host, port, username, password) và đảm bảo rằng dịch vụ SMTP đang hoạt động.

2. Email Vào Thư Mục Spam

Nguyên nhân: Cấu hình SPF, DKIM, DMARC chưa đúng hoặc nội dung email chứa từ khóa bị đánh giá spam.
Cách khắc phục:

• Thiết lập đầy đủ SPF, DKIM, và DMARC trong DNS.

• Tránh sử dụng quá nhiều từ khóa spam hoặc định dạng bất thường trong email.

3. Không Nhận Được Email

Nguyên nhân: Bộ lọc email (filter) hoặc dịch vụ DNS không hoạt động.
Cách khắc phục:

• Kiểm tra các bộ lọc và bảo đảm không có quy tắc nào chặn email đến.

• Kiểm tra cài đặt DNS, đặc biệt là bản ghi MX.

4. Email Server Bị "Blacklist"

Nguyên nhân: Gửi spam quá nhiều hoặc bị tấn công từ bên ngoài.
Cách khắc phục:

• Ngừng gửi email ngay lập tức và kiểm tra IP của server.

• Yêu cầu gỡ blacklist và tăng cường bảo mật cho email server.

5. Dung Lượng Email Server Bị Đầy

Nguyên nhân: Email không được quản lý hoặc không xóa email cũ.
Cách khắc phục: Xóa những email không cần thiết hoặc nâng cấp dung lượng server.

6. Bị Tấn Công hoặc Xâm Nhập Email

Nguyên nhân: Mật khẩu yếu hoặc không có chính sách bảo mật tốt.
Cách khắc phục:

• Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ.

• Kích hoạt xác thực 2 lớp (2FA).

7. Không Đồng Bộ Email Trên Nhiều Thiết Bị

Nguyên nhân: Sai giao thức (POP3 thay vì IMAP).
Cách khắc phục: Chuyển sang giao thức IMAP để đồng bộ email trên nhiều thiết bị.

8. Email Gửi Bị Delay Hoặc Không Thành Công

Nguyên nhân: Email queue bị tắc do gửi lượng lớn email cùng lúc.
Cách khắc phục: Giới hạn số lượng email gửi trong mỗi phiên và kiểm tra queue thường xuyên.

9. Email Bị Mất Do Server Sập

Nguyên nhân: Không có cơ chế sao lưu.
Cách khắc phục: Thiết lập sao lưu định kỳ để đảm bảo dữ liệu không bị mất.

10. Thiếu Tích Hợp Chức Năng Nâng Cao

Nguyên nhân: Email server cũ kỹ hoặc không được cập nhật.
Cách khắc phục: Nâng cấp lên phiên bản mới nhất và tích hợp thêm các công cụ quản lý email hiện đại.

VMMS là đơn vị tiên phong xây dựng hệ thống Email chạy trên Server riêng hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu phức tạp nhất của doanh nghiệp. Email Server Riêng tại Vmms:

• Sử dụng số lượng Email không giới hạn
• Đội ngũ hỗ trợ 24/7
• Đảm bảo cấu hình đúng tiêu chuẩn quốc tế
• Cập nhật định kỳ và tăng cường bảo mật cho server
• Sử dụng dung lượng lưu trữ email không giới hạn
• Bảo mật mức cao nhất vì VMMS setup chỉ một dịch vụ email của quý khách trên hệ thống server riêng độc lập
• Tốc độ cực nhanh - ổn định - liên tục - dữ liệu được backup an toàn
• Đáp ứng được các tính năng kỹ thuật của Email offline, Webmail, Outlook, quản lý được nội dung email của nhân viên,...

Sử dụng email server riêng mang lại cho doanh nghiệp khả năng kiểm soát tốt hơn hệ thống email, nhưng cũng đi kèm với việc phải xử lý các vấn đề kỹ thuật thường xuyên. Qua bài viết này, bạn đã nắm được cách khắc phục 10 lỗi phổ biến nhất. Nếu cần hỗ trợ, hãy để VMMS – nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – đồng hành cùng bạn!